Realizacja projektu

Proces realizacji projektu rozpoczyna się po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu.

Procedowanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu odbywa się za pośrednictwem systemu EZD. Wyjątkiem jest jedynie składanie podpisów przez osoby niebędące pracownikami Uniwersytetu Opolskiego.

1.  Powołanie zespołu projektowego

Pracownik biura w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu i w oparciu o informacje zawarte w Karcie Projektu sporządza wniosek o powołanie zespołu projektowego. Wniosek przedstawiany jest do akceptacji Prorektora ds. nauki.

2.  Przygotowanie podziału kosztów pośrednich

W oparciu o zasady konkursu pracownik biura wspólnie z Kierownikiem Projektu przygotowuje propozycję podziału kosztów pośrednich projektu (jeśli dotyczy) i przedstawia ją do akceptacji Prorektorowi ds. nauki.

3.  Planowanie Zamówień Publicznych w projekcie

Biuro analizuje obowiązujący w UO Plan Zamówień Publicznych pod kątem możliwości realizacji projektu. Pracownik biura przygotowuje i przekazuje Kierownikowi Projektu wzory dokumentów niezbędnych do realizacji i rozliczania projektu.

4.  Realizacja projektu

Z chwilą rozpoczęcia projektu, osobą odpowiedzialną za prawidłową realizację projektu jest Kierownik Projektu. Wraz z powołanym Zespołem Projektowym organizuje i prowadzi działania zmierzające do merytorycznej realizacji poszczególnych zadań projektu, zgodnie z harmonogramem i zasadami narzuconymi przez Instytucję Finansującą w ramach zawartej umowy o dofinansowanie projektu, a także w oparciu o zasady funkcjonowania Uczelni. Wymagana dokumentacja projektowa, realizacja obowiązków administracyjnych postępu rzeczowego w projekcie – przygotowywana jest przez Zespół Projektowy w porozumieniu z Biurem.

Powyższe działania w projekcie są rozliczane i sprawozdawane przy udziale pracowników Biura.

W trakcie realizacji projektu, pracownicy Biura uczestniczą we wszystkich czynnościach związanych z wydatkami w projekcie – od momentu zapotrzebowania, aż do ostatecznego rozliczenia i zapłaty za działania w projekcie oraz rozliczenia poniesionych kosztów do właściwej instytucji.

5.  Zapotrzebowania

Planowane przez Kierownika Projektu zadania w projekcie, wymagające zakupów usług lub dostaw, muszą być realizowane przy uwzględnieniu określonych procedur związanych z zamówieniami publicznymi.

Aby Kierownik Projektu mógł zrealizować zaplanowane w projekcie działania wymagające wydatkowania środków, zobowiązany jest do złożenia w Biurze zapotrzebowania (w oparciu o przygotowane wzory dokumentów).

Zapotrzebowanie powinno odnosić się do projektu oraz zadania w projekcie. Dokument taki jest weryfikowany przez pracowników Biura pod kątem poprawności formalnej oraz pod kątem uwzględnienia w budżecie projektu i dostępności środków na rachunku bankowym projektu.

W oparciu o zaakceptowane zapotrzebowanie Kierownik Projektu może zrealizować zadanie w projekcie.

6.  Sprawozdania

Zespół ds. realizacji i rozliczeń projektów BNiOP przekazuje cyklicznie Kierownikowi Projektu odpowiedni wzór sprawozdania – zgodnego z zawartą umową o dofinansowanie projektu. Równolegle, Biuro przygotowuje wewnętrzne rozliczenie finansowe projektu.

Częstotliwość składania sprawozdań określona jest w umowie o dofinansowanie. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie.

Na etapie zakończenia realizacji projektu przygotowywane są: wniosek o płatność końcową i końcowe rozliczenie projektu.

Po zatwierdzeniu końcowego rozliczenia projektu, Kierownik Projektu przygotowuje kompleksowy Raport – Sprawozdanie końcowe, opisujący efekty projektu, pozyskaną wiedzę i doświadczenie (w tym projektowe), oraz możliwości dalszego wykorzystania efektów projektu, w tym wdrożenia lub komercjalizacji wyników.